Automatización de procesos en la empresa. Clave para lograr la independencia del personal.

automatización de procesos en la empresa - PCCOM

Presentación

Hoy quiero hablaros de la independencia del personal mediante la automatización de procesos, de la necesidad de no depender de las personas y de la libertad, tranquilidad y escalabilidad que nos ofrece tener nuestra empresa basada en procesos.

¿De qué hablamos cuando hablamos de independencia de las personas

Antes de entrar en detalle, una cosa que digo siempre es, que el personal es necesario, pero no podemos depender de las personas para que nuestra empresa funcione. 

En una empresa de distribución se distinguen claramente 4 áreas totalmente distintas pero enlazadas, y necesariamente conectadas para que funcionen todas y cada una de ellas. Estas áreas deben trabajar de forma independiente dentro de ellas mismas, teniendo muy claro el trabajo a realizar y los procesos necesarios, para que cualquier persona  pueda realizarlos sin que afecte a la empresa, independientemente de la persona que lo haya realizado.

Precisamente ese es el matiz que hay que poner de relieve. Necesitamos que las cosas se hagan, pero no depender de una persona en particular para que se hagan. No podemos depender de si una persona está de baja, de vacaciones o, por un motivo personal, no haya podido a trabajar.

Un caso muy común que hemos visto padecer a empresas de Distribución, sobre todo hace unos años, y que seguro os hacía mucho daño, era formar a un repartidor en todos los ámbitos de la empresa en cuanto a productos, rutas, clientes, etc.. y por diferencia salarial, irse a la competencia con todo ese conocimiento, con los perjuicios que eso ocasionaba. Y esto no puede pasar.

automatización de procesos en las empresas de distribución de alimentación y bebidas

¿Dónde poner el foco de la automatización de los procesos?

Cualquier tarea dentro de la empresa es susceptible de automatizar y de marcar unos procesos para que cualquier persona sea capaz de realizarlos. Es más, en cualquier área de la empresa debemos ser capaces de conseguir esa ansiada independencia. Por áreas podemos destacar procesos como por ejemplo:

  • Departamento de administración: tareas tan básicas como necesarias, como por ejemplo la facturación mensual. No debe llevarnos más tiempo del necesario y conseguir, como dispone nuestro ERP para Distribución de Alimentos y Bebidas, que mediante filtros predeterminados esta tarea se realice en un tiempo mínimo. A esto nos referimos a enviar por mail las facturas, imprimiendo solo las necesarias y ordenando esa impresión en la ruta establecida por los comerciales. La liquidación del repartidor no debe llevarnos más de 1 minuto. Los cambios de precio, tanto de compras como de ventas, deben planificarse y no realizarse el último día, impresión de tarifas personalizadas a nuestros clientes, envío de fichas técnicas, gestión de cuadernos bancarios simple y segura, etc…
    Es sin duda el departamento donde más tareas se deben y se pueden automatizar y gestionar de modo eficaz sin depender de nadie y es por ello, que en nuestro ERP para la Distribución, es donde más hacemos hincapié en este tipo de automatizaciones. 
  • Gestión del reparto: quizás sea la parte menos obvia, pero ¿y si fuésemos capaces de convertir nuestra empresa de Distribución de Alimentación y Bebidas, en una agencia de transporte? ¿Y si nuestro reparto lo pudiese realizar una persona con carnet de conducir y sin más requisitos? Para ello es necesario tener rutas predefinidas, trabajar los bultos que llevamos a nuestros clientes, correctamente etiquetados, con zonas de aparcamiento, descarga geolocalizadas y un guiado GPS ¿qué más necesita un repartidor? 
  • Departamento comercial: es la cara visible de nuestra empresa y por tanto la que más clara tiene que tener la información para la correcta gestión con el cliente. Hay un gran abanico de opciones de obligado cumplimiento para cualquier buen ERP, para que podamos dotarlos de histórico de ventas, promociones, ofertas, exclusividades, cobros, información de pedidos realizados y toda una gestión de la información necesaria para que su trabajo sea mucho más eficiente, evitando todas las llamadas que muchos de ellos realizan a la oficina para solicitar algún dato del que no disponen.
  • Gestión de compras: ¿seguimos dependiendo de un jefe de compras, de recorrer el almacén para ver qué mercancía tenemos y cuál no? todos esos datos los tenemos en el ERP y debe ser capaz de proponer las compras necesarias, teniendo en cuenta el stock disponible, pendiente de recibir y la estimación de ventas a futuro.

Conclusión

La conclusión final es muy evidente, las personas son necesarias pero nadie debe ser imprescindible. Debemos gestionar a la vez que realizar una tarea muy importante previa como es la de detallar todos los procesos que influyen en nuestro trabajo diario, de forma que seamos capaces de lograr la automatización de procesos y detallar de forma sencilla cómo realizarlos para que los ejecute cualquier persona de forma rápida y efectiva con el mínimo conocimiento. De esta forma seremos capaces de escalar nuestro negocio y tener una empresa que pueda funcionar ante cualquier adversidad.

Si quieres saber más sobre la automatización de procesos, cómo implantarlos y realizar su seguimiento no dudes en contactar conmigo. Por supuesto, nuestro ERP, ya lo hace 😉

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