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¿Alguna vez se ha caducado mercancía en tu almacén?
Hoy quiero compartir con vosotros lo que en Pccom recomendamos a nuestros clientes para resolver un problema que es más habitual de lo que debería. Se trata de la pérdida económica que supone que se caduque mercancía por una mala gestión interna de la misma. De lo que te voy a hablar es de una manera de gestionar el almacén con el concepto de ubicaciones. Estas pueden ser estáticas o dinámicas.
Pero lo primero, es aclarar lo que entendemos por ubicación y para qué sirven estas ubicaciones. Cuando hablo de ubicaciones en el contexto de un almacén de distribución de alimentación y bebidas, me estoy refiriendo a la división imaginaria (no física) de tu almacén en trozos, parcelas o huecos.
Estas ubicaciones pueden ser más grandes o pequeñas en función de lo que nos interese para nuestro propósito. Por ejemplo, podríamos definir que una ubicación es toda una cámara de refrigeración o que lo es cada espacio donde quepa un palet dependiendo de lo que nos interese más.
¿Para qué sirve definir ubicaciones?
Registrar estas ubicaciones en nuestro ERP nos sirve para saber dónde tengo almacenado un determinado producto o un determinado producto y lote. Esto es muy importante en tu sector por la gran cantidad de referencias distintas con las que se trabaja. Sabiendo donde lo tengo, es muy fácil encontrar lo que necesitamos cuando estamos preparando pedidos, haciendo movimientos de mercancía o inventarios. Además, aunque es obvio, nos permite no tener que saber de memoria ni depender de preguntar al jefe de almacén ni a nadie, dónde está la referencia que necesitamos (algo que sigue ocurriendo hoy día). Además, en caso de tener que sacar un listado de acopio (suma de las cantidades de productos de varios pedidos), nos permite sacar esta, recorriendo en orden de ubicación el almacén, para no tener que estar dando vueltas y repitiendo lugares.
¿Qué diferencia hay entre una ubicación dinámica y estática?
La diferencia es, que en la dinámica, el producto que se almacena ahí suele ser diferente entre un vaciado y llenado de esa ubicación y en la estática ese espacio siempre (o casi siempre) es usado por el mismo producto. Por ejemplo, en una ubicación dinámica concreta puedo tener pulpo ahora mismo, pero, cuando se acaba, y ese hueco queda vacío, será ocupado por ejemplo por solomillos de ternera. En una ubicación estática, cuando se acaba el pulpo que tenemos en esa ubicación vuelve a ser llenado con pulpo y no con otro producto.
Además, las ubicaciones dinámicas, habitualmente, suelen tener el tamaño de un palet lleno de mercancía, mientras que la estática suele tener un tamaño algo mayor.
En las ubicaciones estáticas, generalmente, hay más de un artículo asignado a ella.
Con este concepto, podemos imaginar que, en un almacén con ubicaciones dinámicas, un mismo producto puede estar disperso por todo el almacén, mientras que en un almacén con ubicaciones estáticas tendremos ese producto siempre en el mismo sitio y si no cabe todo ahí, lo tendremos muy cerca de su ubicación.
Este sistema de ubicaciones estáticas es el más usado con diferencia, dado que las referencias, cuando se acaban, vuelven a comprarse y reponerse en el mismo sitio. Si se vacía y tenemos en otra ubicación, no preparamos directamente desde esa ubicación, sino que hay un trabajo previo de rellenado.
Cuando hemos comprado más cantidad de la que cabe en la ubicación habitual de ese artículo, entonces lo colocamos lo más cerca posible. Pero en ocasiones, no nos cabe cerca y hay que llevar algún palet de mercancía a otra ubicación diferente y no relacionada con este artículo. Este es el verdadero problema que tienen los distribuidores de alimentación y bebidas. Ahí, corremos el peligro de que la persona que tiene que reponer de mercancía la ubicación destinada para ese producto, olvide ese palet, porque normalmente la mercancía está cerca. Es en este punto, cuando se nos puede dar que, un palet, acabe perdido y caducado. Aunque parezca increíble, no son pocos los clientes que se les han caducado palets completos porque no sabían que lo tenían o no lo encontraban, y te hablo en almacenes de 1000 m2. Hay que tener en cuenta, que el personal de almacén, normalmente, no saca listados para ver si tenemos género que no está a la vista. Ellos directamente reponen y ya está.
¿Qué ventajas tiene usar ubicaciones dinámicas?
Usar ubicaciones dinámicas tiene la ventaja de que sabemos exactamente en qué ubicación de todo nuestro almacén tenemos un determinado producto y lote. Por supuesto, esto es fantástico, porque de esta manera, es mucho más fácil controlar que no se nos quede producto “perdido” en nuestro almacén, que acaba caducándose o saliendo corto de fecha. Además, si usas ubicaciones dinámicas, es el ERP el que tiene que indicar al personal de almacén de donde debe sacar la mercancía necesaria.
Entonces, si es tan fantástico, ¿por qué casi no lo has visto usar?
Esto es porque para usar ubicaciones dinámicas, necesitamos, casi irremediablemente, usar terminales portátiles con lector de códigos de barras para que esta tarea sea manejable.
Hay que tener en cuenta que cada vez que movemos o preparamos un producto hay que informar al ERP de lo que hemos hecho, para que la información almacenada en el mismo, sea correcta.
Hacer este trabajo a mano en este sector y con la cantidad de referencias que se mueven es una tarea muy costosa, además de poco fiable. Pero es que, incluso disponiendo de terminales, tener que hacer una lectura cada vez que saco mercancía del almacén es algo poco atractivo por el trabajo que eso supone. Pasamos de poder coger género con un simple papel (que nos indicaba la ubicación estática), a necesitar medios electrónicos para poder hacer esto y que la información almacenada en el ERP siga siendo correcta. En muchos de mis clientes, los propios repartidores participan en la preparación de pedidos, con lo que podéis imaginar la cantidad necesaria de estos dispositivos (para el personal de almacén y para los repartidores). Y todo esto para resolver el problema de “los palets perdidos”.
Si nos damos cuenta, el problema real que tenemos, es localizar los palets que necesitamos para reponer las ubicaciones habituales, pero si para ello tengo que convertir todo mi almacén en un “almacén dinámico”, esto no compensa (bajo mi punto de vista).
Nosotros, en DistribERP, hemos desarrollado, además del sistema de ubicaciones dinámicas y estáticas completo, un sistema mixto que nos permite tener parte del almacén como estático y parte como dinámico. De esta manera, la zona que se utiliza habitualmente para preparar pedidos, sería una zona estática, en la que no necesito terminales para sacar mercancía de ella, y puedo seguir usando los listados a papel (luego el sistema de preparación de pedidos ya validará el producto, lote y peso).
Por otro lado, las zonas de almacenamiento masivo (donde almacenamos mercancía para reponer), se gestionan con ubicaciones dinámicas. De este modo tienes lo bueno de los dos sistemas sin algunos de los inconvenientes que os he comentado anteriormente. Serían necesarios los terminales, pero solo para hacer recepción de mercancías o movimientos de reposición, pero ya no es necesario usarlo para realizar la preparación de pedidos, ya que el género se coge la zona de picking, que estará definida como estática. Cuando repongo mercancía en la ubicación estática de un producto, sí que indico de que ubicación dinámica estoy cogiéndolo, pero ya no lo necesito hacer en el peor momento y el más costoso, que es sin duda, la preparación de pedidos. Ahí podemos trabajar con los listados habituales y/o medios electrónicos a los que ya estamos acostumbrados.
Con este modelo de trabajo, puedes resolver el problema de la mercancía caducada. Pero ten siempre muy presente cuantas veces te ha pasado y cómo de probable es que se repita, ya que a veces nos lanzamos a resolver problemas que pasan muy pocas veces y puede acabar costando más el arreglo que el daño :).
«Para mí, implantar sistemas de ubicaciones dinámicas, tiene que estar debidamente justificado y no lanzarnos a esa organización porque un día en 5 años se me caducó un palet, ya que el coste humano puede ser mucho mayor que el coste de la mercancía perdida. «
Por supuesto, lo que te cuento aquí, es válido para muchos sectores, pero para el sector del congelado concretamente, esto tiene un análisis mucho más detallado. Si te interesa que lo desarrolle para el sector del congelado, déjame un comentario.
¡Espero que te haya gustado!
Te espero en el próximo artículo.
