Hoy quiero hablar de una problemática que muchas veces pasa desapercibida a la hora de analizar los datos.
No digo nada nuevo si afirmo que todos los ERP’s calculan los márgenes que obtenemos en nuestras ventas. Pero ¿Son ciertos estos márgenes? ¿Cómo saber el margen real en tu negocio? La respuesta correcta es depende, y como diría la canción, ¿De qué depende? Pues de varios factores y cómo los hayamos tratado.
Dónde hay que poner el foco
Dicho esto, os voy a exponer una serie de factores que afectan directamente al cálculo del margen real en tu negocio, ya que si estamos hablando de que los márgenes pueden no ser correctos, deducimos que los precios de venta o coste que tenemos registrados en el sistema no son correctos.
Entonces, ¿en qué circunstancias puede ocurrir esto?
Antes de pasar a explicarlo, debemos tener en cuenta cómo funciona un ERP en el momento de generar un albarán:
Cuando grabamos un albarán, almacenamos los precios de venta y de coste que tenemos registrados en ese momento. Y es aquí donde está el problema, que grabamos lo que tenemos en ese momento, pero puede ser que esos valores no sean correctos o que falte información que afecte a esos valores que todavía no tenemos registrada.
Una vez aclarado este punto, pasemos a exponer los 2 factores que afectan directamente al cálculo del margen real en tu negocio.
Factor 1: Precios de venta incorrectos
Despreciando errores informáticos de cualquier tipo, cuando hablamos de precios de venta incorrectos, nos estamos refiriendo a que el precio que tenemos almacenado de venta en nuestro ERP no es el definitivo, o bien hay descuentos que no estamos teniendo en cuenta.
Esto ocurre con los rappeles de venta y vamos a verlo con un ejemplo aclaratorio:
Si por ejemplo, pactamos con un cliente un rappel anual, éste no se puede aplicar todavía porque no sabemos cuál será su valor, aunque sí podríamos aplicar un rapel estimado.
En el sector de la distribución de alimentación y bebidas se sabe cuando pactas un rappel, si el cliente lo conseguirá y cuál será el valor aproximado, de ahí que no es razonable estar afirmando durante todo un año que un determinado cliente tiene un margen de un 34%, ya que cuando lo apliquemos, el valor real puede bajar hasta un 22%.
Como veis, es mucho más razonable trabajar durante todo el año con un rappel estimado y corregirlo a final de año cuando ya se pueda aplicar.
De esta manera, podríamos haber calculado que el margen del cliente era un 24%, siendo éste el margen provisional durante todo el año, y calcular luego el margen real de un 22%.
Como se deduce, esta desviación es mucho más aceptable para la toma de decisiones.
Factor 2: Precios de coste incorrectos
Este es el caso más frecuente en nuestro sector. Puede ser que los precios de coste almacenados no sean correctos y requieran ser regenerados a final de semana, quincena o mes.
En este caso hay varias situaciones que producen que el precio de coste sea incorrecto y te impida ver el margen real en tu negocio:
Compras no introducidas
Ocurre con relativa frecuencia vender artículos sin haber introducido la compra. Esta situación es fácil de identificar, y claramente que no debería ocurrir. La carga de trabajo en las empresas de distribución en ciertas épocas del año son el motivo principal.
Compras que entran y salen directamente
Hay empresas que venden productos por encargo que se sirven en la misma mañana que llegan (quesos frescos, carnes frescas, etc…). Estos productos son repartidos al cliente de inmediato, y su factura de compra llega con posterioridad a su venta.
Precios de compra erróneos
Cuando en la compra tenemos un error de precio, provoca que todos los albaranes expedidos estén mal a nivel de coste. La solución es sencilla, pero muchas veces olvidada: Es necesario corregir el error y regenerar (actualizar los albaranes) con los costes correctos.
Descuentos asumidos por el proveedor
Otro aspecto vital es cuando hablamos de descuentos asumidos por el proveedor. Tenemos proveedores que pagan o asumen parte o toda la promoción que nosotros aplicamos a sus productos.
Veámoslo con varios ejemplos:
- Supongamos que tenemos una promoción del tipo 10+1, pero que la unidad que se regala, es asumida por el proveedor.
- Una promoción que aplica 15% de descuento en la segunda unidad, y la mitad de ese 15% lo asume y lo paga el proveedor.
- Promoción del tipo 15+3 y el proveedor paga 1 de las unidades.
Todas estas promociones se pueden grabar en un ERP, pero si no tienes manera de informar de las partes que asume el proveedor de esos descuentos/regalos, entonces tu ERP los asumirá como mayor coste para ti y el margen estará incorrecto de manera notable.
Costes repercutidos
En ocasiones, recibimos facturas de portes a final de mes que deben ser repercutidas sobre los albaranes de compra afectados. Este coste de portes puede ser repercutido por volumen, peso o precio de los productos implicados. Por supuesto, esto ocurre siempre un tiempo después de haber vendido esa mercancía.
La manera de poder solucionar todo esto es que tu ERP sea capaz de regenerar y actualizar los costes en los albaranes ya generados.
Mis clientes regeneran costes de manera automática todos los días.
Por supuesto, DistribERP es capaz de hacer todo lo que aquí describo, ya que es imprescindible para el correcto cálculo de márgenes y la posterior toma de decisiones en base a esto.
Conclusiones
Debemos tener en cuenta que se toman muchas decisiones en base a la rentabilidad de los clientes y productos, y que si este dato no está bien ajustado puede provocar que tomemos medidas restrictivas en clientes que son rentables (porque a priori pensemos que no lo son) y medidas favorecedoras en otros que realmente no son rentables.
Fijaros que no me he metido en qué sistema de cálculo de costes es el más recomendable.
- Precio medio de coste variable
- Precio medio de coste ponderado
- Último precio de coste
- FIFO
- Precio medio de coste por lote
Esto es porque depende de varios factores, entre ellos, la variabilidad de precios que se tenga (si cambian cada día, semana, mes, trimestre o año). Pero este aspecto también es muy importante a la hora de analizar rentabilidades por cliente o producto, ya que dependiendo del sistema los datos varían.
Existen más circunstancias que hacen que los márgenes no sean correctos, pero lo importante es plantearse el análisis interno de cómo lo está haciendo cada uno en su distribuidora y tomar las acciones correctoras necesarias.
Espero que resulte de ayuda y nos vemos en el siguiente artículo 😉
