Cuadro de mandos integral, vital para tu gestión

cuadro de mandos integral para distribución

Debido al momento actual en el que nos encontramos, se hace de vital importancia para cualquier empresa de Distribución de Alimentación y Bebidas, disponer de un Cuadro de Mandos Integral (CMI), donde podamos controlar y gestionar todos los datos relevantes de la empresa. 

Los informes estáticos de toda la vida, son cosa del pasado. No digo que no sean necesarios ni que debamos de desecharlos, no, solo que hay que utilizarlos en la medida justa y para cosas concretas. 

No podemos gestionar y dirigir nuestro negocio sin disponer de manera ágil, rápida y concreta determinados datos que debemos conocer diariamente. Los llamados KPI’s, que no son más que indicadores de rendimiento que nos indican que es lo que está influyendo en la consecución de objetivos de nuestro negocio.

cuadro de mandos integral para las empresas de distribución de alimentación y bebidas

Cómo utilizar los KPI’s y cuáles son claves para nuestro negocio

Los KPI`s deben ser seleccionados de manera muy concienzuda, para tener una visión global y real de lo que está pasando en la empresa en ese momento.

«Tenemos que ser capaces de mostrar estos indicadores tanto de manera visual como en cifras. «

En cada departamento de la empresa deberemos fijarnos unos KPI’s que nos ayuden a medir y calcular los resultados que nos planteamos. Si por ejemplo se trata de ventas, tendremos que saber que cantidad de productos vendemos a un cliente, que producto es el más vendido, que rentabilidad nos da cada venta, que productos dejamos de vender, etc.. . 

Si hablamos de compras, los KPI’s cambian, debemos tener información de que compramos a cada proveedor, cada cuanto le compramos, cómo fluctúan los precios de compra, etc… 

Todos estos KPI’s los analizaremos junto con el resto de departamentos, como por ejemplo almacén, administración,. contabilidad, para que cada uno de ellos tenga estos indicadores y pueda aportarles la información precisa en todo momento.

kpi's más importantes para la distribución de alimentación y bebidas

Quién debe utilizar el Cuadro de Mandos Integral

Si creemos que el Cuadro de Mandos debe utilizarlo sólo la gerencia para ver datos globales de la empresa, estamos equivocados. No estamos aprovechando toda la bondad que nos ofrece este tipo de herramientas.

Está claro que la gerencia debe disponer de una serie de datos de vital importancia para ver el funcionamiento del negocio, pero no debemos pararnos ahí, todas las áreas de la empresa pueden beneficiarse de un cuadro de mandos diseñado para el objetivo que buscamos.

Por ejemplo, el departamento comercial, tanto a nivel genérico como a nivel individual. Darle una herramienta potente y capaz de ver datos en el momento, para ver cómo van creciendo sus ventas, que productos vende más o cuáles son sus mejores clientes, son los datos básicos que nos vienen a la cabeza cuando pensamos en ellos.

Pero debemos pensar más allá y hacer que esta herramienta sea capaz de ayudarles a hacer su trabajo de manera mas óptima, aportando datos de cobros, de clientes que dejan de comprar, de productos que empiezan a perder fuerza en el mercado, etc.. datos con los que poder adelantarnos al negocio para mejorar nuestro trabajo. 

No hay que olvidar al departamento de compras, de administración, almacén o logística. Cada unos utiliza una información diferente pero muy relacionada, y no es lo mismo disponer de esa información de manera fácil y visual, que con listados a demanda. Muchas veces siempre nos muestran lo mismo y no son capaces de adelantarse a la situación.

8 ventajas de utilizar un Cuadro de Mandos Integral

  1. Debe permitirnos tomar decisiones rápidas. Debemos disponer de datos bien estructurados y presentados de manera coherente y simple. Una visión global no debe sobrecargarse de datos que nos dispersen de lo realmente importante. 
  2. La representación mediante gráficos facilita y mejora la visión de estos, para que podamos tomar las decisiones oportunas de manera que tengamos la información necesaria para ello. 
  3. El dato en tiempo real, si bien todos los datos no son necesarios en el momento, sí que hay determinada información que debemos saber de forma rápida, y no hablo de saberlo en el mismo segundo que se produce, si no en el momento justo. 
  4. Accesible para toda la organización, tenemos que ser capaces de mostrar la información necesaria a cada departamento, sin dar información necesaria de unos departamentos a otros, pero si esos datos que conjuntamente pueden ayudar a hacer que toda la organización trabaje mejor y más unida.
  5. Conocer al cliente y al proveedor, toda la información en el tiempo de ventas, compras, devoluciones, etc.. debe poder hacer que nos adelantemos al mercado, qué productos introducir, en que fechas, en que bajar el stock, etc. 
  6. Analizar objetivos, presupuestos, etc.. en todo momento debemos saber dónde nos encontramos y dónde queremos llegar. Hay que tener los indicadores adecuados para llegar siempre a nuestros objetivos, analizar por qué los cumplimos o en qué podemos mejorar. 
  7. La gestión de cobros y pagos, tanto el departamento contable como el de ventas deben estar en permanente contacto para controlar y gestionar los recursos monetarios de la empresa. 
  8. Potenciar el trabajo en equipo, las conclusiones que podemos sacar de manera individual no debe servirnos solo para recriminar situaciones o ver qué bien lo hacemos. Siempre tenemos que mejorar y crecer. Si disponemos de información general, que podamos comparar y analizar, siempre podremos ayudar a todos fomentando las cualidades de unos y de otros.
ventajas de utilizar un cuadro de mandos integral en nuestra empresa de distribución de alimentación y bebidas

Desventajas de utilizar un Cuadro de Mandos

Realmente no existen tales desventajas, sino, ciertos riesgos que deben tenerse en cuenta para no caer en información errónea o bien, información no necesaria. Un cuadro de mandos es una herramienta viva, que hay que actualizar y revisar para eliminar o incorporar indicadores que hagan nuestro trabajo más sencillo. La elección de indicadores es primordial para no llevar a decisiones erróneas a la empresa.

Quién debe realizar el Cuadro de Mandos y qué se debe tener en cuenta

Hoy en día, hay multitud de herramientas y empresas capaces de realizar un cuadro de mandos. Si bien es cierto que determinados indicadores son sencillos de averiguar teniendo acceso a los datos, hay muchos otros que no resultan tan sencillos, y en determinados casos es imposible poder obtener un dato bueno.

En este momento entra el concepto de calidad del dato y nadie como la empresa que lleva tu ERP conoce mejor el dato que cualquier otro. Mi recomendación, como en cualquier otra área empresarial, es que hables siempre con tu empresa de software y gestione tus necesidades. 

También debes tener en cuenta el tiempo que conlleva desarrollar una herramienta de este tipo y qué coste te puede suponer. No todo es económico, y aquí no entro, pues cada empresa tiene sus recursos, pero sí te aconsejo que tengas en cuenta el tiempo que debes emplear para dejar la solución tal y como quieres y con los datos correctos. 

Por último, tener la posibilidad de disponer de una herramienta que a partir de una base pueda permitirte autogestionarte de manera sencilla, te ofrece una gran ventaja de poder construir tus propios informes.

Conclusión

Hoy en día, la información es importante, pero ya la tenemos, está todo en nuestro sistema. La importancia de disponer de ella de manera ágil, rápida y fiable es fundamental. El cuadro de mandos es la herramienta que nos permite acceder a toda esa información y el pilar básico sobre la toma de decisiones diarias.

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