Gestión Documental en la distribución. Puntos fuertes que debes tener en cuenta

gestión documental en la distribución

Introducción

Hoy quería hablar, a modo de pequeña introducción, sobre qué es la gestión documental en la distribución, y qué funciones cumple.
De inicio, la gestión documental puede abarcar un concepto muy amplio, desde el simple escaneo de documentos, firma de documentos digitalmente, etc, hasta dirigir y controlar el flujo de trabajo de dichos documentos.

¿Son todas iguales?

En primer lugar, cuando hablamos de gestión documental, nos referimos de alguna manera a la digitalización de documentos y la gestión de los mismos, pero no es lo mismo hacerlo de forma independiente, que integrado en el mismo ERP que utilizas a diario para compras, ventas, etc…

Algo que nos sucede en bastantes ocasiones, es que cuando hablamos de gestión documental para distribuidores de alimentación y bebidas, resulta que cualquiera tiene ya una gestión documental, es capaz de digitalizar documentos y tenerlos en una carpeta de Windows, del que luego hacen las respectivas copias de seguridad.
Pero eso no es una gestión documental, eso es una organización de andar por casa para tener escaneados los documentos, pero ojo, es un paso, no lo dudes.

Para nosotros una completa gestión documental en la distribución es algo más, es algo que está ligado, incrustado y perfectamente engranado con el ERP. Debe ser un sistema capaz de asociar documentos de compra, acreedores, venta, contratos, etc… de una manera automática, rápida y sin errores, justo en el lugar donde debe almacenarse.

La importancia de la búsqueda del documento

El reto, no es tanto el tiempo empleado en guardar el documento, ni tan siquiera el tamaño que este ocupe (hoy en día el almacenamiento es muy económico), la cuestión y donde realmente debemos focalizar el objetivo, es en la búsqueda del documento. Debe ser rápida, localizada justo en su sitio, estar disponible para quien tenga que consultarla y sobre todo a mano desde cualquier sitio.

¿Cuántas veces has necesitado consultar un documento y has tardado más tiempo en encontrarlo que ver realmente lo que querías? O simplemente,  ¿cuántas veces no has sido capaz de localizarlo? ¿Cuánto espacio inútil te ocupan esos archivadores que se van arrinconando y que no necesitarías para nada si tuvieses con una gestión documental integrada?

Para responder todas estas preguntas y gestionar de una manera eficaz este proceso, necesitas que todo aquel documento que parte de la empresa, esté ligado de alguna forma donde corresponde, de manera que al escanearlo, automáticamente se asigne a su lugar correspondiente.

gestión documental en la distribución

Situación deseada para tu empresa

Imagínate un contrato con un cliente, como puede ser una cesión de neveras o expositores, o bien una tarifa, si de base, ese contrato ya lo presentamos con un código de barras (bidimensional en nuestro caso) que lo identifica. Podremos ser capaces de asociarlo con la firma del cliente de forma automática, de manera que después, consultarlo sea un botonazo y listo, lo tendremos delante…

Lo mismo pasa con los albaranes y facturas de venta, fichas técnicas, contratos con proveedores, albaranes y facturas de compras y de acreedores… 
Todo documento que sea susceptible de consultarlo en algún momento, debemos ser capaces de asociarlo de la forma más fiable y rápida para que en el momento de su búsqueda sea inmediato. 

Si los documentos no son nuestros, y por tanto no podemos identificarlos directamente, sí que tendremos que buscar una fórmula para que esa asociación sea rápida, ágil y fiable. ¿Como? pues para saber eso tendrás que llamarnos 😉

Conclusión

La gestión documental, para nuestro sector de la distribución de alimentación y bebidas, está siendo un grado de mejora muy importante para los clientes, con un ahorro de tiempo considerable y por tanto de dinero. 

Más adelante os contaré las ventajas que podemos conseguir de forma paralela a toda esta gestión.
Os adelanto algún concepto para que le deis vueltas:

  • Liquidación de repartidores
  • Punteo de notas a los comerciales
  • Presentación de factura mensual más profesional.
  • … y muchas otras que ya hablaremos.

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