¿Por qué no me cuadra el stock?

por qué no me cuadra el stock - pccom - carlos pérez

Introducción

¿Por qué no me cuadra el stock? ¡Vaya pregunta! 🙂

¿Cuántas veces te la has hecho?
En muchas ocasiones, cuando he ido a un cliente potencial para presentarle nuestra solución, éste me ha comentado que su programa no lleva bien el stock. Es un pensamiento recurrente, pero yo siempre les digo lo mismo: “todos los ERP’s saben sumar y restar cajas, y el tuyo, probablemente, también”. Si tienes 10 cajas y compras 5 tendrás 15. Si vendes 1 tendrás 14. Pero, resulta que cuando vas a ver el stock hay 12. ¿Cómo es posible esto? ¿Mi ERP no funciona bien?…

Descartando motivos de pérdida desconocida de productos, lo normal es que si pone que tienes 12 en stock es porque le has dicho al ERP que has comprado menos de las que realmente compraste o que has vendido más de las que realmente has informado a tu ERP de distribución de alimentación y bebidas. Es decir, el stock no cuadra, porque estamos cometiendo errores en los procesos de entrada o salida de mercancía. Parece obvio, ¿verdad?, pues este es el verdadero problema que tienen las empresas para que el stock cuadre (nada que ver con el ERP que tengas).

Cómo evitar los fallos habituales de descuadre de stock

Antes de entrar en ello, decirte, que es fundamental corregir esta situación, porque al fin y al cabo, tienes un negocio que fundamentalmente almacena y sirve mercancía, y que lo que peor que lleve sea el stock, no debería ser normal.

Es imperativo que el stock cuadre perfectamente para poder servir correctamente a tus clientes, para poder realizar compras más ajustadas a tus necesidades, ahorrando importantes cantidades de dinero, además de servir un producto con mayor vida (con caducidad más larga). Por todo ello hay que hacer un esfuerzo por mejorar los procesos en los que cometemos errores, que son los siguientes:

Recepción de mercancía

En la recepción de mercancías se cometen más errores de los cuales no solemos ser conscientes. Todo depende, claro está, del nivel de automatización del proceso y de cómo se realice dicho proceso. 

En este proceso, se cometen errores del tipo:

  • El producto que ha llegado no es el que esperamos, pero como las cajas son muy parecidas, hemos registrado su entrada erróneamente.
  • La cantidad que ha llegado no es la que esperábamos y no lo hemos detectado. Hemos dicho al ERP que han llegado 10 cajas de un producto, pero realmente hay 9. Esto pasa con relativa facilidad en proveedores que fallan poco en sus entregas, porque la persona de almacén que repasa, se relaja. Pasa también cuando hay palets con muchos productos y no desmontamos el palet para comprobar.

Para solucionar estos problemas nosotros hemos hecho dos cosas:

  • Cambiando a nuestros clientes la manera en la que se recepciona (si te interesa conocerlo en detalle puedes preguntarme o contactar conmigo), ya que ahí está el origen de los problemas. La recepción tradicional es que cuando llega el transportista, cogemos el albarán del proveedor y vamos punteando con el bolígrafo. Nuestros clientes ya no lo hacen así.
  • Incorporado lectores para validar los productos recibidos y evitar así las confusiones entre productos.
Recepción de mercancía solventa problemas de stock - pccom

Preparación de los pedidos/facturación

En preparación de pedidos ocurre algo similar pero más grave. A nivel de stock, un error en recepción de pedidos o en preparación de pedidos tiene la misma importancia. Pero a nivel de coste no tiene nada que ver. Cuando cometemos un error en preparación de pedidos de pedidos, supone que tenemos:

  • Stock mal.
  • Recoger la mercancía al cliente (incurriendo en costes de transporte)
  • Llevarle la mercancía correcta (incurriendo en costes de transporte)
  • Incurrir en pérdida de imagen con ese cliente.
  • Colocar en el almacén la mercancía recibida.

Todo esto, por algo que en primera instancia no parece tan grave, si lo analizas en detalle si lo es. No en vano, en la actualidad, este es uno de los motivos por los que implantamos nuestro ERP para distribución de alimentación y bebidas en clientes nuevos.

Bueno… qué errores ocurren en la preparación de pedidos:

  • Nos equivocamos al escoger el producto a servir (con el importante gasto que ello conlleva para ti). Además, si el producto beneficia al cliente, normalmente, no te dicen nada, al contrario de si les perjudica.
  • Nos equivocamos en los kilos servidos (en los productos de peso variable).
  • Nos equivocamos en las unidades o cajas a servir.

Para solucionar estos errores es necesario implementar sistemas de preparación de pedidos. Dependiendo del tipo de cliente y las cantidades de producto a preparar los sistemas a utilizar serán unos u otros.

No es lo mismo preparar pedidos en almacenes con más de 1500 referencias en las que el cliente te pide 2 cajas de un producto, 1 caja de otro, 4 unidades sueltas, etc. que preparar pedidos a clientes que te piden palets o medios palets de un solo artículo.

Por supuesto, en cualquier caso, esta preparación debe ir acompañada de sistemas de lectura de códigos de barras que no permitan expedir un artículo por otro. Cuando se prepara manualmente, esto no es posible.

Conclusión

Cuando mejoramos de manera notable nuestros sistemas de recepción y expedición, el stock cuadra (os lo aseguro) y tendréis la respuesta que hemos formulado al principio del artículo de por qué no cuadra el stock.

Siempre que no cuadra, es por errores humanos. En cuanto bajamos la guardia en estos procesos, vuelven los errores. Por este motivo, debes ser muy exigente a la hora de implementarlos y asegurarte que tu personal siempre trabaje como se le indica, ya que me he encontrado clientes, que a los dos años han vuelto a tener problemas porque el personal de almacén no ha seguido las pautas indicadas (relajación).

También es muy importante que estos procedimientos estén perfectamente integrados en el ERP (a ser posible desarrollado por la misma empresa que suministra el ERP) y ampliamente probados.

Espero que te haya resultado útil

Te espero en el próximo artículo!!

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