Introducción
Las empresas de Distribución sufren, como la mayoría de empresas de nuestro país, una bajada de la actividad como consecuencia de las vacaciones estivales.
Entre muchos de los problemas que nos encontramos, vemos que hay tareas que dejan de realizarse porque la persona responsable no se encuentra durante varias semanas, o bien no se realiza del todo, debido a que esa tarea es elaborada por otro empleado que desconoce el correcto funcionamiento.
El problema viene cuando a la “vuelta al cole” estas tareas han dejado de realizarse o bien no se retoman completamente y caen en el olvido. Y esto, desde PCCOM, nos preocupa mucho
En este artículo pretendemos explicar los 8 propósitos obligados a revisar en las empresas de Distribución de Alimentos y Bebidas a la vuelta de vacaciones que deberían tenerse en cuenta y le pueden ser de gran utilidad:
Digitalización de documentos
Muchas veces hemos explicado la importancia que tiene para las empresas de Distribución la completa digitalización de los documentos . Esta tarea, bien trabajada, genera muchos beneficios y simplifica tareas de localización y almacenamiento de documentos de la empresa.
Podría darse el caso, y espero que no sea el tuyo, que exista en tu empresa, una única persona que digitalice albaranes de compra, facturas de venta, etc..
¿Qué ocurre cuando esta persona está ausente por vacaciones? Pues, que deja de hacerse o bien se acumula para que a su vuelta lo digitalice.
Esto puede ocasionar a la vuelta de sus vacaciones, que se tienda a ver como una tarea complicada y tediosa y se vuelva a la “vieja” manera de almacenamiento físico de los documentos.
¿Consecuencia? Documentos a “medio guardar”, pérdida de información y lo peor de todo, no ser capaz de gestionar documentalmente la información de la empresa, con la pérdida de tiempo que supone la localización del mismo cuando antes estaba a “un click”.
Retomar esta función y ponerse al día es clave para comenzar el nuevo curso con la sensación de orden y fiabilidad.
Actualizar los datos de la web
Con la llegada del ecommerce, cada vez es más raro encontrarse con empresas de Distribución de alimentos y bebidas que no dispongan de una web donde visualizar su catálogo de productos y con la posibilidad de realizar pedidos a clientes B2B/B2C.
Muchas veces hemos hablado de lo importante que es disponer de una tienda online conectada con nuestro ERP , pero…
¿Qué ocurre si dicha conexión se pierde o no se actualiza? Pues que los datos que se muestran en la web terminan por no ser fiables y los clientes desconfían y retoman la actividad con el comercial cargándolos de llamadas y preguntas.
Puede darse el caso de que durante el periodo estival, el departamento de compras trabaje con nuevos proveedores o cambie para ciertos productos. Estos datos en situación normal, al ser cambiados en el ERP, automáticamente viajan a la web y están disponibles para nuestros clientes, pero hay que asegurarse que no vale sólo con cambiar el proveedor o adaptar los precios a las nuevas circunstancias. Hay más datos que hay que revisar.
Algunas preguntas que debéis haceros y por lo tanto revisar a la vuelta de vacaciones es…
- ¿El proveedor me remite una nueva imagen del producto?
- ¿Tengo que reflejar en la plantilla web algún dato adicional para que se visualice en la web?
- ¿He adjuntado la nueva ficha técnica para que esté disponible para mis clientes?
- Estos nuevos productos, ¿los puedo ofrecer a nuestros clientes en la web?
Estas son algunas de las preguntas que debemos hacernos y que nuestros empleados deben revisar a la vuelta de vacaciones para así disponer de la información actualizada en nuestro ecommerce y que éste no parezca desatendido y con información ambigua.
Revisión del stock
“He vuelto de vacaciones y acabo de consultar el stock general de mi almacén. Hay productos que no me cuadran. ¿Me lo puedes mirar?”.
Os suena esta frase ¿verdad? A mí, sí 😉
Es un error común, y en ciertos casos comprensible. Acciones que realiza diariamente una persona y que conlleva que el stock se lleve “al día”, cuando falta dicha persona, las encargadas se olviden de realizarlas: recepcionar un palet, etiquetar una caja, indicar mal el almacén de recepción…
Todo esto causa un descuadre de stock en mi almacén, y semanas después puede ser hasta complicado encontrar el fallo.
Os propongo que a la vuelta de vacaciones, las personas encargadas del almacén, logren cuadrar esos productos que se encuentran con valores irreales y en la medida de lo posible, detecten dónde se ha producido el error para evitarlo en futuras ocasiones.
Dejar de lado esta acción conlleva decisiones erróneas en las propuestas de pedido, terminales de venta, organización del almacén, etc.. Y recordar…
Se acerca Navidad.
Reorganizar rutas de venta y reparto
Como bien sabéis, nuestro Distrib ERP tiene la posibilidad de organizar rutas de reparto por periodos (semanales, quincenales, mensuales…). En muchas ocasiones, al llegar el periodo vacacional, el jefe de ventas o de reparto reorganiza las rutas para abarcar las mismas poblaciones con la mitad de empleados.
Aunque parezca una barbaridad para 2 meses, esta acción te permite controlar los mismos clientes repartiéndose entre los empleados que se incorporan a trabajar.
Ahora es el momento de volver a las rutas originales.
Como es lógico, no hay que volver a crearlas. Dichas rutas no han dejado de existir si trabajas con nuestro ERP, sino que no estaban asignadas a ningún vendedor.
Recordar que también tenéis la utilidad de “modificar los clientes de la ruta existente”, donde podéis reorganizar dichas rutas.
Fuera de riesgo
El verano es muy largo, y durante este periodo, hay ventas atípicas o clientes puntuales que se salen fuera de lo “controlado”. Esto puede llevar a un pequeño descontrol en cuanto a las previsiones de cobro.
Antes que el descontrol vaya a más, es conveniente revisar dicho pendiente de cobro y tomar decisiones al respecto. Posiblemente la solución sea asignar un riesgo a esos clientes nuevos, pero hay más opciones:
- Fijar el cobro periódico de un importe en futuras ventas
- Fijar el cobro periódico de un porcentaje en futuras ventas
- Visita del comercial para ver la situación real del cliente y negociar dicha deuda.
Os dejo un artículo de nuestro CEO Carlos Pérez donde explica con más detalle el reto del cobro de deudas.
Preparación de pedidos
Como bien sabéis, nuestro módulo de preparación de pedidos ayuda enormemente a la organización de las rutas de reparto y su distribución.
Pero para llevar a cabo tal organización, hay que seguir unos pasos que en muchas ocasiones, los empleados que quedan en los meses de verano, desconocen o tienen miedo a aplicar.
Listado de acopio por ubicación, gestión de las faltas de mercancía, prioridad de salidas de lotes por fecha caducidad… son algunas de las acciones que dejan de comprobarse y son de gran utilidad para la empresa llevarlas bien.
Si ha sido vuestro caso, es momento de retomarlas y que no caigan en el olvido.
Por supuesto que la Preparación de Pedidos en Distrib ERP funciona igualmente, pero no es lo mismo trabajar al 80% que hacerlo al 100%.
Son muchos sectores de la empresa los que se verán beneficiados.
Etiquetado de mercancía
Uno de los puntos fuertes para tener el almacén organizado, es tener todos los productos etiquetados. De esta manera la labor de preparación, así como la de inventario u otra acción sobre el almacén se simplifica bastante. Los productos son leídos e identificados fácilmente.
Puede ser que durante el periodo vacacional, esta acción en la recepción de mercancía, por desconocimiento o por falta de tiempo, sea suprimida y los productos queden almacenados sin etiquetar.
Es muy recomendable, hacer un repaso del almacén y localizar los productos de mayor venta de picking y disponer de una etiqueta que nos sirva para la trazabilidad y venta del producto.
Identificar nuevos modelos de realización de pedidos
Llega el fin del verano y los comerciales retoman sus actividades normales. ¿No creéis que es buena idea liberar a los comerciales de ser unos “toma-pedidos”?
Realmente la función principal de un comercial debería ser la de mostrar los nuevos productos de la empresa y localizar los productos que son interesantes para el cliente y la empresa.
¿Realizar el pedido? Hoy en día y con los avances tecnológicos que existen no es tan necesario por parte del comercial.
«Hay que empezar a profesionalizar al equipo de ventas.»
Dentro de todas las opciones que dispone una empresa, nos podemos encontrar con 2 que se antojan indispensables para cualquier empresa de Distribución de Alimentos y Bebidas:
- APP’s para realizar pedidos. De entre las que se encuentran en el mercado, destacaría Ketepongo, la cual podríamos definir como la herramienta ideal para agilizar y rentabilizar los pedidos de los clientes. Es la que nosotros recomendamos y funciona realmente bien.
Básicamente, una vez enlazado con tu ERP , los clientes entran en una cómoda APP donde realizan sus pedidos basándose en los productos consumidos, sincronizándose dentro del propio ERP como un pedido hecho por un comercial.
Todo un alivio para el cliente y para el comercial.
- Ecommerce B2B. Otra manera de despreocuparse en tomar los pedidos, ya que si dispones de un ERP conectado con una plataforma Ecommerce, puedes dejar que el cliente acceda a su parte privada y realizar el pedido, identificando los productos que consume y las ofertas que dispone.
Es una manera fácil y cómoda para el cliente y no depender de una llamada o visita comercial.
Conclusión
Como puedes ver, la vuelta al trabajo es más fácil si antes de marcharte has tenido oportunidad de planificarlo todo y delegar ciertas tareas que son importantes para la empresa, pero no está de más, repasar estos «8 propósitos obligados a revisar en las empresas de Distribución a la vuelta de vacaciones » para que la maquinaria siga por el mismo camino que se dejó antes del periodo vacacional.
¡Feliz vuelta al trabajo!
